Wuppertal — Seit der Empfang von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr verpflichtend ist, stehen Sachbearbeiter regelmäßig vor Fehlermeldungen wie „BR-CO-26“ oder „BR-DE-2“ — kryptische Kürzel, die auf der europäischen Norm EN 16931 beruhen, aber niemandem erklären, was konkret zu tun ist. Das Lexikon der Plattform VERAX-CHECK von JoKa-Automation setzt hier an: Es ist auf der aktuellen Spezifikation XRechnung 3.0.2 aufgebaut, bildet deren Struktur ab und führt den Anwender von der Fehlermeldung direkt zur verständlichen Erklärung.
Die E-Rechnung ist im Kern eine strukturierte XML-Datei. Jede einzelne Angabe (Business Term, kurz BT), jede Gruppierung solcher Angaben (Business Group, BG) und jede Prüfvorschrift (Business Rule, BR) folgt der europäischen Norm EN 16931 und trägt ein technisches Kürzel. Schlägt eine Prüfung fehl, nennt der Validierungsbericht dieses Kürzel — und lässt den Anwender mit der Frage zurück, welche Angabe gemeint ist, warum sie beanstandet wird und wie sich der Fehler beheben lässt.
Ein Nachschlagewerk auf Basis der Spezifikation
Genau hier setzt das VERAX Lexikon an. Es ist auf der Spezifikation XRechnung 3.0.2 aufgebaut — der deutschen Ausprägung (CIUS und Extension) der europäischen Norm EN 16931. Das Lexikon bildet deren Struktur mit über 500 verlinkten Einträgen ab: Business Terms, Business Groups und Business Rules samt der zugehörigen Profile (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X) und Codelisten. Jeden Eintrag ergänzt es um Erklärungen auf drei Stufen — vom Klartext für Einsteiger ohne Fachjargon über eine fachliche Ebene bis zur Entwickler-Sicht mit XML-Pfaden und Kardinalitäten.
So wird aus der Fehlermeldung ein Einstieg statt einer Sackgasse. Meldet die Prüfung etwa „BR-CO-26 — Lieferant nicht eindeutig identifizierbar“, führt ein Klick zur passenden Erklärung. Dort wird erläutert, dass zur eindeutigen Identifikation des Verkäufers mindestens eine von drei Kennungen vorhanden sein muss: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BT-31), die Kennung einer offiziellen Registrierstelle (BT-30) oder eine interne Kennung (BT-29). Das Lexikon nennt die infrage kommenden Felder, ordnet sie der Verkäufergruppe (BG-4) zu und beschreibt die Schritte zur Behebung.
Visuelles Arbeiten statt lineares Blättern
Die Einträge sind logisch miteinander verbunden: Von einer Business Rule gelangt man zum geprüften Business Term, von dort zur übergeordneten Business Group, weiter zur Codeliste und schließlich zum XML-Pfad. Im interaktiven Lexikon lassen sich die zugehörigen Karten dabei nebeneinander öffnen, frei verschieben und in der Größe anpassen — Regel, Feld und Gruppe bleiben gleichzeitig sichtbar, während man einen Fehler nachvollzieht. Der Zusammenhang geht nicht verloren, weil man nicht von Seite zu Seite blättern muss.
Dieselbe Wissensbasis steht in drei Formen bereit: als interaktive Arbeitsfläche im Browser, als einzeln verlinkbare Begriffsseite zum Teilen und Nachschlagen sowie über eine Schnittstelle (API) für die Einbindung in eigene Systeme.
Zwei Sichten in einem Vorgang
Technische Grundlage aller Module ist die VERAX-Engine, eine Eigenentwicklung von JoKa-Automation. Sie arbeitet hybrid auf zwei Ebenen. Zum einen sind die etablierten Open-Source-Komponenten des KoSIT-Validators (für XRechnung und PEPPOL) und des Mustang-Projekts (für ZUGFeRD und Factur-X) eingebunden; die Engine wählt automatisch die passende Komponente nach Dateityp und Profil und gibt deren Original-Prüfbericht unverändert aus. Zum anderen liest die Engine die Rechnung zusätzlich selbst ein und baut ein eigenes Datenmodell nach EN 16931 auf.
Auf dieser zweiten Ebene wendet die Engine — getrennt vom offiziellen Validierungsergebnis und zuschaltbar — 54 erweiterte VERAX-Prüfregeln an. Sie entstanden aus realen Fehlern in Projekten mit ERP- und Fakturasystemen und prüfen die Plausibilität in der Praxis, etwa bei IBAN, Leitweg-ID oder Betragsplausibilität. Diese Hinweise sind beratend und haben keinen Einfluss auf das Ergebnis der Normvalidierung; ihr Zweck ist, manuelle Nacharbeit in nachgelagerten Systemen zu reduzieren. So liegen am Ende zwei Sichten in einem Vorgang vor: der unveränderte Bericht der eingebundenen Validatoren und die ergänzende VERAX-Analyse.
Die Prüfung erfolgt regelbasiert und deterministisch — dieselbe Rechnung führt zum gleichen, reproduzierbaren Ergebnis. Das Gesamtergebnis fasst ein auditfähiger Prüfbericht zusammen, der über eine SHA-256-Prüfsumme fest an die geprüfte Datei gebunden ist; jede nachträgliche Änderung an der Rechnung macht diese Bindung ungültig.
Das Bundesministerium der Finanzen empfiehlt die Aufbewahrung des Validierungsberichts. Diese Einordnung aus dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist inzwischen in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass eingearbeitet (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE): Die Validierung unterstützt die Rechnungsprüfung, und zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach § 14b UStG acht Jahre. Der VERAX-CHECK-Bericht ist als PDF archivierungsfähig und kann zusammen mit der Rechnung abgelegt werden.
„Wenn ein Anwender eine Rechnung validiert und eine Fehlermeldung bekommt, möchte er nicht erst eine Regelnummer recherchieren. Er möchte wissen, was falsch ist und wie er es beheben kann. Genau dafür haben wir VERAX-CHECK entwickelt: Zu jeder Fehlermeldung gibt es direkt die passende Erklärung und den Weg zur Lösung, über das VERAX Lexikon nur einen Klick entfernt. Bei der Entwicklung habe ich immer versucht, die Sicht des Anwenders einzunehmen. Denn am Ende sucht niemand nach einem Fehler — jeder sucht nach einer Lösung.“
Jörg Kastowsky, Entwickler von VERAX-CHECK
Drei Browser-Anwendungen und eine Schnittstelle
VERAX-CHECK besteht aus vier Modulen auf einer Plattform: dem VERAX Validator für die technische Prüfung mit Bericht, dem VERAX Viewer zum schnellen Lesbarmachen einer E-Rechnung, dem VERAX Lexikon als Nachschlagewerk und der VERAX REST-API zur Anbindung an ERP-, Buchhaltungs- oder Archivsysteme. VERAX Validator, VERAX Viewer und VERAX Lexikon sind im Browser ohne Registrierung nutzbar.
Weitere Informationen sowie das kostenfreie Lexikon finden sich auf der Plattform unter verax-check.de.
